Thuê văn phòng hay mặt bằng kinh doanh là một bước quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Ngoài việc xem xét diện tích, vị trí, và môi trường làm việc. Chi phí liên quan đến việc thuê văn phòng cũng là yếu tố cần phải nắm rõ. Để đảm bảo ngân sách được sử dụng hợp lý. Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan và lựa chọn đúng. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các loại chi phí thuê văn phòng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị.

Chi phí thuê văn phòng cơ bản

Đây là khoản chi phí chính và dễ nhận diện nhất khi thuê văn phòng. Giá thuê văn phòng được tính dựa trên diện tích không gian thuê và được quy định theo mét vuông. Vị trí địa lý của văn phòng cũng ảnh hưởng lớn đến giá thuê. Với các văn phòng nằm ở khu trung tâm thành phố có giá cao hơn nhiều so với những khu vực ngoại ô hoặc ít sôi động hơn. Bên cạnh đó, mức độ hiện đại của tòa nhà, cơ sở hạ tầng và các dịch vụ đi kèm cũng làm biến đổi giá thuê.

Chi phí thuê văn phòng là những khoản chi cố định mà doanh nghiệp phải chi trả để đảm bảo văn phòng hoạt động ổn định

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà

Ngoài tiền thuê mặt bằng, phí dịch vụ quản lý là khoản phí bổ sung mà doanh nghiệp phải chi trả. Phí này thường bao gồm các chi phí liên quan đến dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, bảo trì các khu vực chung, sử dụng thang máy, và điều hòa trong các khu vực chung. Đối với các văn phòng trong tòa nhà lớn, phí dịch vụ quản lý thường chiếm từ 5% đến 20% tổng chi phí thuê hàng tháng, và có thể thay đổi theo quy mô tòa nhà cũng như chất lượng dịch vụ.

Văn phòng thiết kế đẹp mắt, tạo cảm hứng cho nhân viên trong từng giờ làm việc

Phí điện, nước và các tiện ích khác

Các doanh nghiệp thường phải trả thêm các chi phí tiện ích hàng tháng. Như điện, nước, internet, điện thoại và đôi khi là phí điều hòa nếu không được bao gồm trong phí dịch vụ quản lý. Chi phí điện được tính dựa trên mức tiêu thụ thực tế của văn phòng. Và đơn giá có thể do tòa nhà quy định. Nước có thể được tính theo đồng hồ đo hoặc mức cố định, tùy theo hợp đồng thuê. Những khoản này tuy không quá lớn. Nhưng cần được tính kỹ lưỡng để đảm bảo ngân sách vận hành.

Đừng chỉ nhìn vào giá thuê cơ bản, hãy tính toán kỹ lưỡng các phụ phí để tối ưu ngân sách

Phí đỗ xe

Nếu văn phòng của bạn có nhiều nhân viên đi làm bằng xe cá nhân. Chi phí đỗ xe là một yếu tố không thể bỏ qua. Các tòa nhà văn phòng thường thu phí đỗ xe hàng tháng, với mức giá khác nhau tùy thuộc vào vị trí và loại xe (xe máy hoặc ô tô). Một số tòa nhà có số lượng chỗ đỗ xe giới hạn. Điều này có thể dẫn đến việc bạn phải tìm kiếm các bãi đỗ xe bên ngoài với chi phí cao hơn.

Chi phí đỗ xe – một yếu tố cần tính đến khi thuê văn phòng tại các tòa nhà lớn

Phí setup văn phòng

Sau khi ký hợp đồng thuê, việc thiết lập văn phòng để sẵn sàng hoạt động cũng là một khoản chi phí đáng kể. Phí setup bao gồm chi phí nội thất, hệ thống máy móc, trang thiết bị văn phòng. Và cả chi phí lắp đặt mạng internet, hệ thống điện thoại. Đặc biệt, các doanh nghiệp cần phải đầu tư vào thiết kế nội thất phù hợp với không gian làm việc. Để đảm bảo tạo môi trường làm việc tiện nghi, thoải mái cho nhân viên.

Lên kế hoạch chi phí chi tiết để tránh phát sinh bất ngờ trong quá trình thuê văn phòng

Phí bảo trì và sửa chữa

Trong quá trình sử dụng, văn phòng có thể gặp các vấn đề liên quan đến hệ thống điện, nước, điều hòa hoặc các thiết bị khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính đến khoản chi phí bảo trì và sửa chữa này. Để giữ cho văn phòng luôn hoạt động hiệu quả. Một số hợp đồng thuê yêu cầu doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về những hư hỏng nhỏ. Trong khi các sửa chữa lớn thường sẽ do chủ tòa nhà chịu trách nhiệm.

Khoản đầu tư vào thiết kế văn phòng xứng đáng với môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động

Phí đặt cọc

Một khoản chi phí không thể thiếu khi thuê văn phòng là phí đặt cọc. Thông thường, phí đặt cọc tương đương với từ 1 đến 3 tháng tiền thuê văn phòng. Và được hoàn lại sau khi hết hợp đồng. Nếu không có sự vi phạm hoặc hư hại nào xảy ra trong quá trình sử dụng văn phòng. Số tiền này có thể được chủ tòa nhà giữ để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các điều khoản của hợp đồng thuê.

Nắm bắt rõ mọi khoản chi phí giúp doanh nghiệp vận hành văn phòng ổn định và hiệu quả hơn

Chi phí phát sinh khác

Ngoài các chi phí cố định kể trên, doanh nghiệp có thể phải trả các chi phí phát sinh khác. Như phí thang máy, phí bảo hiểm tài sản, phí quảng cáo biển hiệu nếu cần. Một số tòa nhà có quy định chặt chẽ về việc lắp đặt biển hiệu của doanh nghiệp. Và có thể yêu cầu một khoản phí riêng cho việc này.

Kết luận

Việc hiểu rõ và dự trù các loại chi phí liên quan đến việc thuê văn phòng. Không chỉ giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính tốt hơn. Mà còn tránh những rắc rối phát sinh ngoài ý muốn. Trước khi quyết định thuê, hãy xem xét kỹ lưỡng tất cả các chi phí. Bao gồm cả những khoản phụ phí để đảm bảo ngân sách được kiểm soát một cách hợp lý. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một không gian làm việc phù hợp. Đừng ngần ngại liên hệ với AIC JSC chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn!

AIC JSC mang lại sự khác biệt đến cho khách hàng những sản phẩm thiết kế nội thất nổi tiếng về uy tín, chất lượng và tính thẩm mỹ.

𝐓𝐇𝐎̂𝐍𝐆 𝐓𝐈𝐍 𝐋𝐈𝐄̂𝐍 𝐇𝐄̣̂: AIC – THIẾT KẾ & THI CÔNG – TRANG TRÍ NỘI THẤT

𝐇𝐨𝐭𝐥𝐢𝐧𝐞: 090 633 02 88

𝐖𝐞𝐛𝐬𝐢𝐭𝐞: office.aicjsc.com

𝐗𝐮̛𝐨̛̉𝐧𝐠 𝐬𝐚̉𝐧 𝐱𝐮𝐚̂́𝐭: 151/12 Thạnh Xuân 21, KP. 6, P. Thạnh Xuân, Q. 12, TP. HCM

𝐓𝐫𝐮̣ 𝐬𝐨̛̉ 𝐜𝐡𝐢́𝐧𝐡: 5 Hồng Hà, Phường 2, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh

𝐂𝐡𝐢 𝐧𝐡𝐚́𝐧𝐡 𝐇𝐚̀ 𝐍𝐨̣̂𝐢: Số 2, Phố Hàng Mành, P. Hàng Gai, Q. Hoàn Kiếm

𝐂𝐡𝐢 𝐧𝐡𝐚́𝐧𝐡 Đ𝐚̀ 𝐍𝐚̆̃𝐧𝐠: Ngã 3 Nguyễn Sinh Sắc giao Phú Thạnh 7, P. Hòa Minh, Q. Liên Chiểu

>> Xem thêm: Thiết Kế Sảnh Văn Phòng: Tạo Nên Ấn Tượng Đầu Tiên